¿Qué es un informe técnico?
El informe en sí,
es un escrito que tiene como objetivo comunicar un hecho, un pensamiento, ya
sea científico, técnico, administrativo, comercial o un suceso o actividad
relevante (taller, laboratorio, salida a terreno, experiencia práctica,
indagación bibliográfica). Existen, en consecuencia, tantos tipos de informes
como finalidades tenga éste.
El informe se
puede definir como "una exposición de datos o hechos dirigidos a alguien,
sobre una cuestión o asunto, o sobre lo que conviene hacer del mismo". Es,
dicho de otra manera, "un documento que describe el progreso o resultados
de una investigación científica o técnica, o el estado de un problema
científico". Es elaborado por un técnico o profesional sobre alguna
cuestión o materia de su competencia, la cual será utilizada por alguien en un
propósito particular.
Un informe técnico
es un documento que describe el progreso o los resultados de una investigación
técnica, o el estado de un problema técnico. Es la exposición de información
práctica y útil, de datos y hechos dirigidos, ya sea a una persona, una empresa
u organización, sobre una cuestión o asunto que debe ser reportada. En otras
palabras, se utiliza para informar sobre las acciones que se han realizado en
el cumplimiento del trabajo encomendado. Por ello, a la hora de redactarlo, es
importante tomar en cuenta sobre qué se va a escribir, quién lo va a leer y qué
uso se le dará.
Un informe de este tipo debe presentar, sistemática o
cronológicamente, información suficiente para que un lector cualificado pueda
juzgar, evaluar o proponer modificaciones a sus conclusiones o recomendaciones.
TIPOS DE INFORMES
Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si
se atiende a la especialidad sobre la que trata cada uno serían interminables
las categorías. Una manera fácil de clasificarlos es la siguiente:
Según el instrumento
de expresión:
·
La
expresión oral: Es la forma de pensar, sirve como instrumento para
comunicar sobre procesos u objetos externos a él.
·
La
expresión escrita: Expone cualquier pensamiento o idea a través de signos
convencionales de una forma ordenada, cualquier pensamiento o idea.
Según su extensión:
·
Informes
cortos o ejecutivos: Son informes cuya extensión no debe superar entre las
ocho a diez cuartillas (páginas), tamaño carta, a espacio y medio o dos
espacios aproximadamente, escritas a computadora. Es largo si su extensión
sobrepasa las diez cuartillas.
·
Informes
largos: Son informes que exceden las 10 páginas de extensión.
Según su función:
·
Comunicativos:
Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la
naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.
·
Examinadores:
Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente, el autor
desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propósito de
permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre
sí. Su fin primordial es lograr la mejor captación del alcance de la
información presentada.
·
Analíticos:
Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula
recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe,
en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es
necesario.
Según el grado de
formalidad:
·
Formales:
Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas
gráficas necesarias.
o
Generalmente son dirigidos a un superior o al
exterior de la organización.
o
Los datos presentados han sido verificados y son
altamente confiables.
·
Informales:
Se preparan de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen
ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla, e incluso en
formularios o formatos pre elaborados. Casi siempre son para circular dentro de
la empresa o departamento. Pueden presentar datos preliminares y su
confiablidad es relativa.
Según su contenido:
·
Informes
científicos: Son aquellos centrados en un tema de investigación científica
y caracterizada por el uso de un lenguaje propio riguroso, así como
tecnicismos. Estos informes se engloban en la categoría de "memorias
científicas" y están dirigidos a un público exclusivo (investigadores,
médicos, físicos, etc.)
·
Informes
técnicos: Son aquellos dirigidos a las organizaciones públicas o privadas
que han encargado un estudio o una investigación sobre un tema específico. El
lenguaje utilizado en estos informes es similar al que se emplea en los
informes científicos, aunque se procura que sea accesible a los destinatarios
(sociólogos, psicólogos, etc.).
·
Informes
de divulgación: Son aquellos destinados a un público general y que, por
consiguiente, deben ser redactados con un lenguaje comprensible y accesible
para los lectores. Pueden publicarse en periódicos, revistas, etc.
·
Informes
mixtos: son aquellos que suelen estar destinados a una organización al
mismo tiempo que pueden darse a conocer al público en general.
·
Informe
desempeño: Generalmente, estos informes son los que se confeccionan en el
interior de una empresa, a pedido de algún gerente de cualquier área. De esta
forma, éste puede tener un conocimiento detallado de los costos, rendimiento,
desempeño, presupuestos y otros detalles del área de la empresa que tiene a su
cargo. Los informes de desempeño son sumamente importantes para la toma de
decisiones de cualquier tipo y también permiten ver qué resultados han tenido
las decisiones tomadas anteriormente.
Según su estructura:
·
Informes
expositivos: Son aquellos que recogen información sobre un tema sin incluir
conclusiones o evaluaciones. En sus primeros párrafos se presenta la situación
previa para que los receptores comprendan mejor la información posterior. En ocasiones, reciben el nombre de
"dossier".
·
Informes interpretativos:
Estos informes buscan dejar en claro el alcance y sentido que tendrá un
determinado concepto o hecho. Estos informes por lo tanto sí incluyen
conclusiones y recomendaciones sobre los hechos analizados. Son por esto una
herramienta muy importante para la entidad a la hora de tomar ciertas
decisiones.
·
Informes
analíticos: Tienen como finalidad justificar una decisión o una acción ya
realizada o, al menos, planteada previamente. Pueden denominarse
"propuesta" o "proyecto".
Un informe analítico es un texto el cual tiene como principal objetivo
el explicar o definir las causas que dieron lugar a un determinado suceso.
·
Informes
persuasivos: Son informes con los cuales se pretende convencer al
destinatario para que tome una decisión específica en la línea de lo que se
expone en el estudio.
IMPORTANCIA DE UN INFORME TECNICO
Redactar un informe
técnico es parte de las tareas habituales de profesionales y técnicos.
Formar parte de un equipo de trabajo
nos exige entregar informes que comuniquen las labores realizadas. La comunicación
escrita, es parte integral de las tareas profesionales, la habilidad de
escribir un informe técnico de forma
clara y concisa es su contenido.
Un informe técnico
es una muestra directa de la capacidad de redacción del profesional y del
conocimiento que dispone del tema. Un buen informe
técnico no dará una buena cobertura a un trabajo ejecutado deficientemente,
sin embargo un informe técnico deficiente puede producir serios daños a una
excelente labor de ingeniería.
El informe como elemento de comunicación, ha de poseer una
serie de características para que cumpla con su cometido primordial. Estas
características van desde su presentación visual (ordenado y legible), pasando
por los elementos estructurales fundamentales como la lógica de presentación,
la exposición de ideas, la calidad de las fuentes mencionadas y la combinación
e interpretación de los datos.
El informe debe poseer al menos dos características
esenciales:
a) Que las personas a las que va dirigido lo lean
porque es bueno y consistente.
b) Que otras personas que no necesariamente sean
especializadas en la materia de la que trata el documento, lo puedan comprender
sin mayores dificultades.
El informe debe hacer mención precisa de las técnicas
utilizadas para la recopilación de los datos que lo sustentan y del
procedimiento de trabajo empleado. Por ejemplo, si se trata de un método con
base en entrevistas, debe mencionarse el propósito de estas, la técnica
utilizada en su elaboración y el criterio de escogencia de los entrevistados.
Dentro de ese criterio de escogencia hay que indicar las características
comunes de las personas entrevistadas con respecto al tema o aquellos elementos
que las diferencian entre sí. Si lo que incluye es un análisis documental,
también el informe debe precisar el tipo de documento revisado, los elementos
que interesan estudiar y los periodos tomados en consideración dentro del cual
se encuentran ubicados esos documentos.
Con base en lo anterior, la idea es que se necesita dejar
constancia del criterio de selección que privó para elegir el camino de la
recopilación de la información que le da sustento al informe.
Conforme las técnicas utilizadas para recopilar la
información, el contenido del informe debe indicar cómo es que se va a analizar
el objeto de estudio: si es que se van a comparar los datos, si se va a
desarrollar un análisis de contenido, si se presentará una visión crítica de los
hallazgos o cualquier otro elemento que aclare la objetividad del tema tratado.
La redacción es muy personal; depende de la habilidad de
quien redacte. Sin embargo podemos distinguir informes, más por su forma de
redacción, como por su contenido. El contenido del informe está caracterizado
por la materia de la cual trata: un informe de Auditoría, difiere de un informe
de Jurídicos. Un informe de Trabajo Social difiere de uno de Ingeniería. ¿Qué
es lo que diferencia a uno del otro?
Podría decirse que una diferencia esencial es el lenguaje de
cada una de esas materias del quehacer profesional. Cada disciplina tiene un
lenguaje determinado, una jerga, que la diferencia de otra. El profesional de
una determinada disciplina emplea términos y estructuras propias del lenguaje
de su especialidad. En el lenguaje hablado, este uso de términos específicos
hace que, aunque sepamos que se está hablando el idioma español, no nos podamos
involucrar íntegramente en una conversación. Los giros técnicos son términos
especializados para especialistas en la materia y eso está bien, por cuanto
cada disciplina tiene un cuerpo específico de conocimientos que se ampara y que
se comunica precisamente en un lenguaje propio.
¿Para qué nos sirve un Informe Técnico?
Bien redactado se convierte en eficaz documento de consulta
y utilización para la toma de decisiones en los procesos y áreas productivas,
permitiendo eliminar perdidas y mejorar las condiciones de confiabilidad y
seguridad industrial, alcanzando mejoras de la productividad con beneficio a
empresa y empleados.
Diferencia entre el informe técnico y el informe de investigación
Informe Técnico
|
Informe de Investigación
|
·
Están diseñados para ser leídos y revisados
por un lector selecto.
·
Plantea el tema principal.
·
Establece el objetivo general.
·
Resumir la bibliografía consultada sobre el
tema.
·
Redactar conclusiones del informe.
·
Ha de ser presentado ante una audiencia.
·
Están diseñados para comunicar información de
manera rápida y fácil.
·
Utilizan secciones identificadas con títulos y
subtítulos numerados.
·
Utilizan “figuras” (que pueden ser dibujos o
imágenes) y diagramas para ilustrar.
·
Generalmente agregan una sección al final del
Informe.
|
·
Es para un público en específico.
·
El objetivo general de la investigación y el
objetivo general de la experimentación.
·
El detalle de materiales utilizados y las
condiciones en el que experimento fue realizado.
·
La descripción de los procedimientos.
·
Su contenido está destinado a contribuir al
acopio de conocimiento.
·
Constituye una fuente de información para una
nueva investigación.
·
Tiene una redacción clara y sencilla.
·
Es preciso.
·
Rigurosidad.
·
Seriedad científica.
·
Sistematización.
·
El informe de Investigación contiene una
ordenada secuencia lógica.
|
Estilo de presentación del informe
Al momento de redactar
En muchas ocasiones el acto de redactar depende de nuestro
propio estado de ánimo o de las circunstancias apropiadas para hacerlo. Es
posible que el tema a tratar no concuerde en ese momento preciso con nuestra
voluntad de ejercer un pensamiento lógico para desarrollarlo. En otras
ocasiones sí estamos dispuestos a desarrollar el trabajo, pero existen
interrupciones en el ambiente que no lo permiten, como por ejemplo querer
redactar dentro de una sala ruidosa.
Si no existen los medios apropiados para redactar o el
estado de ánimo no lo permite, debe aguardarse a que concurran las mejores
circunstancias. Las ideas más importantes, acuden a nuestra mente en cualquier
otra situación y no precisamente frente a la página en blanco. La página en
blanco, en determinados momentos, es un reto hasta para los escritores más
connotados.
La redacción de un trabajo tiene varias etapas. Primeramente
se formula una especie de borrador con base en el esquema planteado. La
redacción inicial siempre contiene una serie de errores que deben corregirse en
las etapas sucesivas. En el momento de la redacción final se debe analizar el
uso de giros idiomáticos, la sintaxis, la concatenación lógica de los párrafos,
el tratamiento y la relación entre las ideas, el uso de los tiempos verbales y
de las personas gramaticales, así como la secuencia de las fuentes y su cita
correcta. Por lo general cuando redactamos un documento en la primera
oportunidad, solemos repetir ideas y palabras en forma frecuente. Por ello en
las revisiones posteriores ha de tenerse cuidado de corregir las repeticiones
innecesarias.
La lectura del texto, la corrección y el mejoramiento del
estilo, es parte fundamental de las etapas sucesivas de revisión. Se aconseja
el uso del diccionario para salir de dudas de cómo se escribe determinada
palabra, así como tener él mano los textos que se citan para verificar que
hayan sido transcritos correctamente. Atenerse a la memoria o a la idea visual
de cómo se escribe un término, no es lo más aconsejable, aunque sí parece ser
lo más usual.
Entre el primer borrador y el texto final, hay una gran
diferencia. Cuando el borrador se lee críticamente se le pueden introducir
mejoras importantes, siempre y cuando no nos dejemos vencer por el cansancio, y
pasemos en repetidas ocasiones por encima de los errores sin damos cuenta. Es
importante dar a leer a alguna persona nuestro trabajo, para escuchar de ella
su punto de vista y sus sugerencias en cuanto a forma y fondo.
La presentación oral
Muchas veces el informe no solamente debe presentarse en
forma escrita, sino que debe hacerse ante personas que ya sea que conozcan del
tema o bien sea la primera ocasión que lo escuchen.
En la presentación oral del informe, es importante
considerar el tipo de público que lo va a escuchar, a fin de prepararse
suficientemente para realizar una exposición consistente y para responder
cualquier pregunta o para atender los comentarios que se deriven de lo
expresado.
Es necesario tener en cuenta el tiempo asignado para la
presentación. No siempre el expositor decide sobre cuánto tiempo va a tardar su
exposición, sino que otros son los que le indican los límites. De tal forma que
el expositor siempre ha de respetar el tiempo acordado, por consideración a
quienes escuchan, para dejar espacio al debate o para que otro expositor
continúe con la actividad. Se cae en el error de hacer las presentaciones con
la atención dirigida exclusivamente a las ayudas audiovisuales sin contacto
visual con el público.
El buen uso del tiempo requiere capacidad de síntesis y
adecuado manejo de las ayudas audiovisuales que se pudieran necesitar. La
síntesis se refiere a comunicar lo esencial del informe, sin perder la unidad
de su mensaje. La claridad de las ideas expuestas y la calidad de los
argumentos, son elementos básicos de una adecuada estructuración del mensaje
oral. La firmeza del contenido del mensaje, pasa por el dominio del tiempo
asignado, la claridad de exposición y la capacidad de síntesis.
Las ayudas audiovisuales, son precisamente solo eso: ayudas.
En ningún caso las ayudas sustituyen la argumentación. El expositor se debe
concentrar más en el contacto visual con el público, que en el apego al texto o
la imagen de sus ayudas audiovisuales.
Las ayudas audiovisuales tienen que ser muy concretas,
cuidadosamente presentadas y sin recargos excesivos. Las personas del auditorio
tienen que tener la oportunidad de verlas desde el lugar en donde están
ubicadas.
En el momento de contestar las preguntas, la persona que
expone debe ser clara, firme, respetuosa y comprensiva. Como pueden haber
reacciones favorables con lo que se expone, también pueden surgir reacciones en
contrario. Para ello se debe mantener la ecuanimidad (es un estado de
estabilidad y compostura psicológica que no se ve perturbado por la experiencia
o exposición a emociones, dolor u otros), la objetividad y el razonamiento, a
sabiendas de que de la discusión siempre se obtendrán nuevos conocimientos. El
expositor debe mostrar flexibilidad para aceptar sugerencias, correcciones o
nuevas interpretaciones.
COMO REDACTAR UN INFORME
Las tres reglas fundamentales a seguir en la redacción de
informes y de todo documento escrito de carácter práctico son: Precisión,
Concisión y Claridad.
EL METODO CONSTA DE CUATRO ETAPAS
·
Etapa I: Preparación.
·
Etapa II: Ordenación del material.
·
Etapa III: Redacción.
·
Etapa IV: Revisión.
ETAPA I: PREPARACIÓN
1)
Objetivo:
Se debe determinar exactamente la tarea que se ha encomendado. Además se debe
formar una idea bien clara del tema, alcance y del propósito del informe.
2)
El lector: Se debe tomar en cuenta al posible
lector y hacerse alguna de las siguientes preguntas:
a) ¿Qué es lo que el lector desea saber?
b) ¿Qué es lo que ya conoce?
c) ¿Cómo puedo enriquecer o acrecentar sus
conocimientos actuales?
d) ¿Qué tipo de terminología tendrá que emplear
para que me comprenda?
e) ¿Qué uso hará de mi informe?
3)
Material:
Es necesario recopilar hechos e ideas acerca del tema en cuestión y tomar nota
de todos los hechos e ideas que se vayan recogiendo. Se debe dejar siempre una
constancia escrita.
ETAPA II: ORDENACIÓN DEL MATERIAL
Hay diez puntos que facilitarán la redacción concisa, lógica
y ordenada del informe.
1)
Escribir
una frase breve y directa que exprese el propósito que se fije. Esto
servirá para comprobar si ha comprendido la tarea a ejecutar.
2)
Analizar
todos los hechos e ideas recogidos. Eliminar todo material superfluo o que
no contribuya.
3)
Analizar
detenidamente la subdivisión del material para modificarla si es necesario.
4)
Se debe
decidir el orden en que se presentarán los diferentes grupos de material.
Estos grupos constituirán las secciones o capítulos del informe.
5)
Ordenar el
material que integra cada sección de manera que el lector pueda seguirlo fácilmente.
La lectura debe llevar al lector gradualmente de lo conocido a lo nuevo.
6)
Cerciorarse
de que las conclusiones o recomendaciones se ajusten a los hechos.
7)
Analizar
rigurosamente el título del informe y el de cada uno de los capítulos. El título
debe identificar el tema y no sólo describirlo.
8)
Se debe
considerar la posibilidad de utilizar ilustraciones para completar o reemplazar
partes del texto. Un gráfico bien presentado es a, menudo, más eficaz que
toda una página escrita.
9)
Considerar
la conveniencia de poner notas al pie de página. Las notas pueden emplearse
en los casos siguientes:
a) Para indicar la fuente de las citas o
referencias mencionadas en el texto.
b) Para indicar el nombre de autoridades en la
materia o fuentes de información complementarias.
c) Para explicar puntos del texto que puedan
resultar obscuros para ciertos lectores.
10) Examinar si es posible sacar algunos
detalles concretos del cuerpo del texto y ponerlos en apéndices.
ETAPA III. REDACCIÓN
1.
Estilo:
Se debe decidir el tono que se le dará al texto. Los informes comerciales,
científicos y técnicos requieren generalmente una exposición equilibrada, clara
y de tipo comercial. A veces, se justifica un estilo audaz o polémico.
2.
Ordenación:
Al redactar un informe, se debe tener en cuenta que el orden alfabético o
numérico de los párrafos o puntos de cada sección facilita la tarea del lector.
3.
Ilustraciones:
Al redactar el texto, se debe ir pensando en las ilustraciones; así finalmente
se logrará una buena coordinación entre lo escrito y las figuras.
4.
Introducción:
El informe necesita una introducción, que pueda redactarse en último término.
La introducción es la parte dedicada a la presentación general del material. La
introducción debe contener:
a.
El nombre y cargo del destinatario del informe.
b.
La fecha del informe.
c.
El propósito del informe.
d.
Antecedentes del tema.
e.
El enunciado completo o resumido de los
resultados obtenidos, de sus conclusiones o recomendaciones.
f.
La lista de capítulos por orden de secuencia.
g.
Definiciones de los términos y de los vocablos
empleados en un sentido específico, entre otros.
5.
Secciones
y apéndices: Las secciones podrán contener algunos o todos los elementos
siguientes:
a.
Un enunciado de los hechos recogidos, con
indicación de su fuente.
b.
Un análisis de dichos hechos.
c.
La presentación de las conclusiones o
recomendaciones que surgen de dichos hechos.
d.
Una descripción del procedimiento seguido en las
investigaciones o experimentos.
e.
Mención o resumen del contenido de un apéndice.
6.
Conclusión:
La conclusión puede contener algunos o todos los puntos siguientes:
a.
Un resumen de los argumentos expuestos en los
capítulos o secciones del informe.
b.
Un resumen de las conclusiones o deducciones.
c.
Recomendaciones resultantes.
d.
Un enunciado claro de la acción que deberá
seguirse en función de las recomendaciones presentadas.
e.
Un párrafo que destaque la importancia del tema.
f.
Otras consideraciones de carácter más general,
que si bien no correspondan al tema específico del informe, puedan estar
relacionadas con el mismo.
g.
Existe una relación de dependencia directa entre
Introducción y Conclusión.
7.
Lista de
referencias: Si el texto del informe contiene numerosas referencias a otras
publicaciones o documentos, es útil preparar un apéndice bibliográfico por
separado.
8.
Índice:
Hay lectores que prefieren conocer los títulos de las secciones del informe sin
tener que leer el documento en su totalidad. En consecuencia, habrá que
preparar un índice. Para preparar el índice es conveniente:
a.
Copiar los títulos y subtítulos enumerados.
b.
Indicar la relación existente entre los títulos
y los subtítulos por medio de una presentación adecuada de la página.
c.
Cuando sea necesario, agregar listas de tablas e
ilustraciones.
ETAPA IV. REVISIÓN
Una vez terminado el borrador, es conveniente hacer una
crítica objetiva del informe, como si se tratara de un trabajo ajeno.
1.
Hacer un
rápido examen global del informe. ¿Se destaca claramente la estructura del informe?
2.
Comparar
entre sí, títulos, índice, introducción y conclusión. Ver si se ha
enunciado claramente el tema, propósito y plan del informe en la introducción.
3.
Examinar
el texto detalladamente. Hacer una evaluación autocrítica de toda la
información, especialmente si se cree que algo pudiera estar fuera de contexto.
4.
Leer el
texto en voz alta o preferentemente a otra persona. ¿Es fácil su lectura?
¿Tiene un estilo Fluido?
5.
Controlar
las ilustraciones. ¿Transmiten el mensaje claramente?
6.
Si es posible, se debe someter el borrador del
informe al juicio de una persona calificada para que haga crítica constructiva.
